Pandemia COVID wymusiła zmiany w dotychczasowym sposobie wykonywania pracy w wielu gałęziach gospodarki, a szczególnie wśród pracowników biurowych. Tam gdzie to możliwe pracownicy przenieśli się ze swoimi służbowymi komputerami do domów, co z kolei przełożyło się na ich zachowania jako konsumentów i ma również bezpośredni wpływ na sektor Retail.
Otwarte pozostaje pytanie jak pracodawcy podejdą do kwestii pracy zdalnej po zakończeniu pandemii. Jakie formy i modele pracy staną się preferowanymi zarówno po stronie pracowników jak i pracodawców po zniesieniu obostrzeń pandemicznych?
Praca zdalna pojawiła się w masowej skali w polskiej gospodarce nie z wyboru, ale została w wielu przypadkach wymuszona przez pandemię COVID. Powszechnie stosowane rozwiązania oraz model pracy w obecnym kształcie i skali nie był odpowiednio przewidziany i uregulowany w polskim prawie. Praca zdalna została wprawdzie wprowadzona do porządku prawnego przez ustawy COVIDowe, jednak ustawodawca bardzo lakonicznie zdefiniował i uregulował ten obszar. W efekcie, to pracodawcy stanęli przed wyzwaniem związanym z rozstrzyganiem praktycznych i prawnych wątpliwości oraz nieścisłości. Co więc zrobić, żeby dobrze wprowadzić, uregulować i wykonywać pracę w modelu zdalnym lub hybrydowym? Jak praca zdalna wpływa na organizację, pracowników i biznes w szerszej perspektywie?
Wdrożenie, zarządzanie zmianą i usprawnienia w kontekście pracy zdalnej
Praca zdalna nie jest uregulowana w Kodeksie pracy. Kodeks ten przewiduje jedynie pojęcie “telepracy” – w praktyce jest to rozwiązanie niezbyt dobrze dostosowane do potrzeb biznesowych, a w konsekwencji nieszczególnie popularne wśród pracodawców. Dlatego to na pracodawcy ciąży obowiązek uregulowania kwestii pracy zdalnej bazując jedynie na lakonicznych przepisach ustaw COVIDowych. Większość pracodawców decyduje się na wprowadzenie wewnętrznych regulacji w tym zakresie na bazie regulaminów pracy elastycznej. Jednocześnie w trakcie przygotowywania takich regulacji, warto zrobić przegląd bezpieczeństwa dotychczasowej praktyki, wypracowanej najczęściej w pierwszych dniach epidemii COVID, kiedy to podstawowym priorytetem było bezpieczeństwo pracowników, przysłaniające niekiedy prawne zabezpieczenie pracodawcy.
W oczywisty sposób uregulowania wymagają m.in. przekazanie sprzętu nie tylko IT, ale w niektórych przypadkach również sprzętu biurowego, BHP i potencjalnej odpowiedzialności stron. Dodatkowo istotne są również kwestie tego, jak pracodawca umawia się z pracownikiem na pracę zdalną, które dni home office są dostępne dla poszczególnych zespołów, a także sposób w jaki pracownik powinien połączyć się z systemami spoza biura. Konieczne jest wzięcie pod uwagę nie tylko perspektywy pracodawcy i regulacji prawnych, ale również preferencji pracowników. Praca zdalna jest najczęściej wybieraną formą w grupie najmłodszego pokolenia pracowników - tzw. “Pokolenia Z”. Natomiast w większości sondowanej populacji najbardziej preferowanym jest model hybrydowy - tj. wykonywanie pracy w formie zdalnej 2-3 dni w tygodniu. Oczywiście istnieje również grupa pracowników, dla których przymusowe wysyłanie na home office może być nie do przyjęcia.
Powyższe preferencje powinny być poważnie analizowane przez pracodawców. Bazowanie na doświadczeniach i wpływie opinii pracowniczych to mimo zmienionej sytuacji ekonomicznej nadal jedno z mocniejszych narzędzi wspierających ich efektywność i zaangażowanie. Ten obszar “wpływu opinii pracowniczych” może stanowić realne wyzwanie przy wdrażaniu mechanizmów pracy zdalnej. Warto pochylić się nad tymi grupami, które mogą być sceptycznie nastawione do przejścia w tryb pracy zdalnej i przeanalizować jak to wpłynie na planowane zmiany. To powinno przełożyć się w odpowiedni sposób na proces wdrożenia i komunikacji. Przykładowo, zbiorczy mail o ujednoliconej treści do wszystkich pracowników nie zawsze przyniesie odpowiedni skutek, jeśli chodzi o poziom motywacji pracowników po wprowadzonych zmianach.
Projekt budowania elastycznych form i modeli jeśli chodzi o miejsce wykonywania pracy nie kończy się w dniu wdrożenia rozwiązań. Ważne, aby utrzymać długoterminową produktywność i odpowiednią motywację pracowników. Kluczowe kompetencje miękkie takie jak empatia i czujność można wzmocnić mechanizmami stymulującymi docenianie, budowanie zespołów, czy podtrzymywanie wartości firmy. Istotna jest też weryfikacja tego jak działa wypracowany mechanizm. A w tym przypadku lepiej jest wiedzieć, niż zgadywać - szczególnie jeżeli pracowników nie widzi się codziennie. Pomóc mogą w tym odpowiednio przeprowadzone badania zaangażowania, kultury pracy i identyfikacji z wartościami firmy.
Zmiany w strukturze zatrudnienia
Ograniczenia związane z pandemią COVID, których skutkiem pośrednim jest właśnie wdrożenie w ramach organizacji pracy zdalnej w połączeniu z okresowym lockdown mają znaczący wpływ na strukturę zatrudnienia u pracodawców.
Głębiej analizując ten temat dochodzimy do wniosku, że w zależności od branży i przejścia dużej części przedsiębiorców do przestrzeni wirtualnej - pracodawcy na bieżąco dostosowują się do nowej sytuacji również w zakresie struktury zatrudnienia oraz jego poziomu.
Działania takie są naturalnym procesem mającym zapewnić rentowność biznesu. Dane na chwilę obecną pokazują, że poziom zwolnień i zatrudniania nowych pracowników za rok 2020 jest na podobnym poziomie. Niestety nie należy wykluczać, że dalsze “zamrożenie” niektórych branż w dłuższym okresie może zachwiać te proporcje.
Wpływ na sektor Retail. Zmiana nawyków pracowników, konsumentów i nowe poszukiwane kompetencje
Upowszechnienie się pracy zdalnej wynikające z potrzeby dbania o bezpieczeństwo swoje i naszych rodzin wpłynęło na branżę retail na dwa sposoby.
W pierwszej kolejności, ograniczenie działalności stacjonarnych placówek handlowych oraz ryzyko izolacji zatrudnionych w nich pracowników dotkniętych koronawirusem wymusza na spółkach z branży opracowanie nowych modeli pracy dla własnych pracowników. Modele te oparte są w pewnej mierze na pracy zdalnej lub na tzw. modelu hybrydowym.
Jak wskazuje raport PwC „Nowy obraz polskiego konsumenta” aż dla 51% osób praca zdalna wiąże się z większym poczuciem bezpieczeństwa, zaś dla 39% badanych jest to rozwiązanie przez nich preferowane. Jeśli spojrzymy na oczekiwania pracowników odnośnie tego jak miałby wyglądać przyszły model ich pracy, najczęściej wybieranym rozwiązaniem jest praca częściowo z domu, częściowo z biura, zaś najmniejszą popularnością cieszy się perspektywa całkowitego powrotu do pracy wykonywanej stacjonarnie.
Nie można jednak zapominać, że model pracy zdalnej czy hybrydowej nie przystaje do każdego rodzaju zadań wykonywanych przez pracownika. Wśród uczestników badania, którzy wskazali, że nie pracowali w trybie zdalnym aż 72% przypadków było uzasadnionych specyfiką pracy nie przystającą do zdalnego modelu jej wykonywania. W przypadku podmiotów z branży retail opierających swój dotychczasowy model sprzedaży głównie na sieci placówek stacjonarnych jest to szczególnie istotne zagadnienie. Dużo większą elastyczność w doborze modelu i sposobu pracy mają przedsiębiorcy, którzy oprócz kanału sprzedaży stacjonarnej mieli już przed czasem pandemii dodatkowo rozwinięty kanał sprzedaży internetowej - tutaj “przestawienie” na pracę zdalną pracowników było dużo mniej skomplikowane.
Drugim istotnym zjawiskiem mającym wpływ na branżę retail od strony kwestii ludzkich jest rosnąca w szybkim tempie powszechność pracy zdalnej wśród pracowników pozostałych branż i wszystkich grup wiekowych. To zjawisko wywarło niewątpliwie szczególny wpływ na branżę retail, jeśli spojrzymy na to z perspektywy konsumenta. Wszyscy pracujący, niezależnie od branży i specjalizacji są konsumentami. Konieczność zmiany miejsca i sposobu wykonywania pracy wpłynęła naturalnie na sposób w jaki zachowują się jako konsumenci. Inaczej niż jeszcze rok temu wyglądają nasze przyzwyczajenia dotyczące sposobu dokonywania zakupów, zakresu korzystania z technologii, transportu, wyboru rozrywki, czy troski o środowisko. Około ⅓ Polaków zwiększyła częstotliwość zakupów online w czasie COVID. W dobie pandemii sklepy internetowe mają istotną przewagę nad handlem tradycyjnym, jeśli chodzi o poczucie komfortu w trakcie robienia zakupów. Wiąże się to z przypisanym do tego kanału dystansem społecznym. W handlu tradycyjnym Polacy przede wszystkim doceniają sklepy zlokalizowane blisko ich miejsca zamieszkania, co wynika z ograniczenia mobilności wielu z nas. Przejście tych osób do kanału online - również w wyniku ograniczenia przemieszczania się z i do pracy sprawiło, że konsumenci “na home office” mocno poszerzyli zasięg jeśli chodzi o sklepy “w okolicy” do niemal nieograniczonej gamy sklepów i produktów dostępnych za pośrednictwem internetu.
Niezależnie od powyższego, biznesowe wyzwania dotyczące stworzenia całkowicie nowych form bezpośredniego kontaktu z klientem, mają również swoją ludzką twarz. Transformacja modelu biznesowego podmiotów z branży retail wymaga również zmiany po stronie kapitału ludzkiego organizacji. Wzmocnienie obecności marek w przestrzeni e-commerce wymaga zbudowania u dotychczasowych pracowników nowych kompetencji związanych ze zdalną obsługą procesu zakupowego, jak i umiejętności budowania pozytywnych doświadczeń konsumentów w nowych kanałach sprzedaży. W wyniku automatyzacji i cyfryzacji handlu konieczne w firmie mogą okazać się osoby wspierające klientów i współpracowników w korzystaniu z nowoczesnych technologii. Mowa tu tak samo o osobach na stanowiskach kierowniczych, jak i pracownikach niższych szczebli zaangażowanych bezpośrednio w obsługę klienta. Niemniej istotni będą pracownicy posiadający wysokie kompetencje komunikacyjne, potrafiący budować relacje z klientami za pomocą nowoczesnych kanałów komunikacji.
Podsumowanie
Wdrożenie pracy zdalnej to złożony proces biznesowy, który wymaga zidentyfikowania potrzeb pracowników oraz potrzeb i możliwości spółki. Nowy sposób wykonywania pracy wymaga odpowiedniego dostosowania funkcjonujących w spółce procesów. Niektóre procesy, które doskonale działały w pracy stacjonarnej mogą już nie być adekwatne w sytuacji home office. Moment uregulowania zasad pracy zdalnej to m.in. dobra okazja do rezygnacji z posługiwania się papierową dokumentacją w obszarze HR. Równie ważnym zagadnieniem jest zadbanie o kwestie organizacyjne i prawne związane z nowym modelem pracy. Trend rozwoju relacji z klientami kanałami internetowymi i mobilnymi, czy szerzej automatyzacja i cyfryzacja handlu będą wymagały od branży wyposażenia pracowników w nowe kompetencje i ich późniejszej weryfikacji, stąd tak ważnym elementem będą szkolenia i dostosowanie systemów oceny pracowniczej do nowych wymogów rynku.
Skontaktuj się z nami
Obserwuj nas
